为加快学院院长审批签字速度、减少教师等待时间、避免教师由于院长外出导致的空跑、提高学院整体办公事务处理效率，现拟定如下院长审批签字优化操作：

总体思路：专人负责、集中审签、限期办结。

1、专人负责：学院办公室指定专人负责组织院长审批签字工作，与各教师对接，专人外出不在办公室时需指定临时对接人，确保教师过来有人接待并收材料。

2、流程：需要进行审批签字的教师，请将材料交予办公室，有保密需要的现场由办公室提供档案袋将材料装入并封口，封口档案袋将在院长签字时由院长亲自拆封；办公室在上午十点钟及下午三点钟分别进行一次集中审批送签，如遇院长外出时间顺延；审批完成后由办公室第一时间通知教师前来取回签字件，对于保密件将由院长亲自将审批签字的材料装入档案袋并进行封口处理，教师取回保密件时，由教师亲手拆封档案袋并取回材料。

3、限期办结：一般在教师将材料提交办公室的当日或隔日完成审批签字（下午三点前提交的当日完成，下午三点后提交的隔日完成），如遇院长出差或外出参加活动无法当日或隔日完成的，由办公室于隔日负责联系院长确认审批时间并告知教师预计完成时间，确实减少教师等待及空跑。

4、对于签批材料比较复杂的，请教师随附便签纸进行必要说明，以便于顺利通过审批。

鼓励广大教师尽量使用OA进行事务审批，尽量减少线下审批。

有事务需要与院长面谈的请提前跟院长预约时间（电话：80560267）或通过学院办公室与院长预约时间，避免由于等待或空跑影响相关工作安排。

本通知自发布之日起实施。

电子信息工程学院 集成电路科学与工程学院

2025年6月9日